Privecy voorwaarden en verwerking van gegevens (GDPR)

Wij nemen de privacy van onze leden en bezoekers van de website zeer ernstig, aan de hand van deze tekst geven we info over hoe onze website omgaat met de gegevens van onze bezoekers en leden.

>Cookie's
Scoutingravels.be maakt gebruik van cookies, zonder zal onze website ook werken met uitzondering van inloggen en de truienverkoop. Wij slaan een tracking cookie op waarmee we je kunnen identificeren, deze wordt gebruikt in de truienverkoop, het fotoalbum en bezoekersstatistieken.

>Ledeninformatie
Vanaf eind juni 2018 bewaren we onze ledeninformatie digitaal, deze wordt gebruikt bij digitaal inschrijven, kampinschrijvingen en de digitale truienverkoop. Alle gegevens worden op een veilige en verantwoorde manier opgeslagen in een databank. Deze databank is enkel beschikbaar voor de website zelf en de leiding. Je kan ieder lid op ieder gewenst moment uitschrijven dan worden zijn of haar gegevens onmiddellijk gewist.

>Mailsysteem
Wanneer u een mail naar ons stuurt via de website wordt deze 3 maanden bijgehouden op de server, zo kunnen wij mailfraude onderzoeken en indien nodig ook verhelpen. Deze worden niet bekeken tenzij hier een geldige reden voor is. Ook wordt u ip adres en de datum bijgehouden. Alle mails die de website verstuurt vallen onder hetzelfde systeem. Dit systeem kan in de mail een traceer pixel steken, dit is een foto van 1 op 1 pixels die verbinding maakt met de website. Zo weten wij of de mail gelezen is, en dat is het enige dat we hierdoor weten (geen locatie, geen ip adres, ...).

>Overige linken
Een groot deel van onze linken naar andere websites zoals de Trooper link en de linken bij overig maken gebruik van een teller. We tellen het aantal keer er op deze knop geklikt is, niet wie erop klikt.

>Fotoalbum
Wij hebben op onze website een groot archief van foto's dat ieder jaar aandikt. Indien je niet bent ingelogd is het niet mogelijk om de originele foto's te downloaden, ook gaan we alle foto's van onze leden zonder T-shirt verbergen. We tellen hoe vaak een foto is bekeken maar niet door wie. Foto's worden op verzoek verwijdert. Naarmate foto's ouder worden wissen we de originele foto's om online ruimte te besparen, via het archief is het mogelijk om oude foto's te bemachtigen. We loggen het downloaden van onze bestanden in de hoop ongemakkelijke situaties te voorkomen.

(Leden hebben de mogelijkheid om zich te laten uitsluiten als het om foto's gaat via de ledeninformatie. Een verzoek om een bepaald stuk media offline te halen zal altijd beantwoord worden.)

>Financiën
Onze website is in staad om te werken met gestructureerde mededelingen, we houden bankgegevens bij op het financieel paneel binnen de website. Alle gegevens omtrent betalingen worden bijgehouden om de werking van onze jeugdbeweging te kunnen verbeteren.

>Digitaal inschrijven
Je kan je inschrijven voor weekenden en evenementen via de website, dit gaat enkel als je bent ingelogd. We koppelen een lid (ledeninformatie) aan een brief.

>Kampinschrijvingen inschrijven
Je kan je inschrijven voor het kamp via de website, dit gaat enkel als je bent ingelogd. We slaan dan een koppeling op van het lid (ledeninformatie). Mocht er gevragen worden naar gegevens van je ID is dit enkel voor het kamp en zal deze nadien permanent verwijderd worden.

>Leiding en ex-leiding
Wij maken via de website een hoop informatie over onze leiding beschikbaar, deze is louter informatief. We houden bij hoe vaak er een mail naar gestuurd wordt en hoe vaak een leiding is "bekeken", maar niet door wie. Ook ex leiding heeft een plaatsje bij ons, wel zonder contactinformatie. We kunnen toevoegen en wissen op verzoek.

>Totemregistratie
Zowel leden (enkel naam + leeftijd) als leiding (+ ex) hun totem wordt vastgelegd in de totemsectie. We kunnen toevoegen en wissen op verzoek.

>Digitale truienverkoop
We slaan in een cookie op wat je besteld (winkelwagen) totdat je effectief besteld. Hier koppelen we een lid (ledeninformatie) aan zodat we de bestelde items kunnen merken (graveren, niet afwasbare naam in kleding).

>Polling systeem
Op de home kan u soms een vraagstelling vinden, je kan reageren als je bent ingelogd. We slaan op wie welke keuze aanduiden om meerdere keren stemmen te gaan. als de vraagstelling voorbij is worden deze gewist.

>Verhuur
Ons verhuursysteem is digitaal, we houden alle gegevens die we binnen krijgen digitaal bij. Na een bepaalde tijd (2 maanden na de huurdatum) worden alle contactgegevens gewist.

>Buckie
Financiele zaken in ons leidings lokaal worden verwerkt door onze eigen buckie app, alle gegevens en uploads blijven bewaard.

>Externe bronnen
Bijna alle bestanden die gebruikt worden in onze website komen van onze server, in speciale gevallen van andere. Wij hebben geen controle over externe bronnen.

>Backup's
Er wordt regelmatig een backup genomen van ons volledig systeem, deze worden offline opgeslagen. Oude gegevens die niet meer online staan kunnen nog wel in deze backup's zitten.

>Bezoekersstatistieken
Wij gebruiken Matomo (vroeger Piwik) voor onze bezoekersstatistieken, wij kunnen onze bezoekers volgen maar weten niet wie dit is. Ook gegevens over de schermgrote, besturingsysteem houden we bij zodat wij onze website kunnen optimaliseren.

>Voetnoot
Versie: 1
Laatst aangepast: 21/04/2023
Aangepast door: Christophe Van Dooren
Verantwoordelijke: Christophe Van Dooren